Allgemeine Geschäftsbedingungen für Event-Hosts der finletter und Fintech Week GmbH

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1. Vertragspartnerin

finletter und Fintech Week GmbH, Versmannstr. 4, 20457 Hamburg, eingetragen beim Amtsgericht Hamburg unter HRB 127546, vertreten durch die Geschäftsführung Caro Beese und Clas Beese, info@fintechweek.de

2. Vertragsgegenstand

Die finletter und Fintech Week GmbH ist Ausrichterin von Veranstaltungen. Event-Hosts erhalten im Rahmen dieser Veranstaltungen und unter der jeweiligen Marke/des jeweiligen Titels die Möglichkeit, selbstständig Veranstaltungen auf eigenes Risiko und auf eigene Kosten durchzuführen. Für die Teilnehmerinnen an Veranstaltungen des Event-Hosts gelten dessen Geschäftsbedingungen, die dieser den Teilnehmerinnen vor Vertragsschluss offenlegt.

Zwischen der finletter und Fintech Week GmbH und dem Event-Host gelten die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

3. Zustandekommen des Vertrages

Das Angebot der finletter und Fintech Week GmbH in Verbindung mit deren allgemeinen Geschäftsbedingungen und deren Annahme durch den Event-Host sind maßgebend für die Entstehung des Rechtsverhältnisses zwischen dem Event-Host und der finletter und Fintech Week GmbH.

Abweichende Vereinbarungen, Einzelgenehmigungen und Sonderregelungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung durch die finletter und Fintech Week GmbH.

Die Annahme des Angebotes durch den Event-Host bedarf der schriftlichen Übersendung per E-Mail an die finletter und Fintech Week GmbH: eventhost@fintechweek.de

Mit der Annahme erkennt der Event-Host die Allgemeinen Geschäftsbedingungen an.

Ein Rechtsanspruch auf ein Angebot besteht nicht.

Das Angebot bezieht sich nur auf die darin aufgeführten Ausstellungsgüter und Dienstleistungen. Es kann widerrufen werden, wenn es aufgrund falscher oder unvollständiger Angaben seitens des Event-Hosts erstellt wurde.

4. Einräumung von Nutzungsrechten

Ist vereinbart, dass die finletter und Fintech Week GmbH für den Event-Host das Eventmanagement im Rahmen einer Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH übernimmt, räumen sich Event-Host und finletter und Fintech Week GmbH gegenseitig die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung erforderlichen, unwiderruflichen, nicht ausschließlichen Rechte zur Nutzung von Namen und Marken ein.

Die Einräumung dieser Rechte ist auf das zwischen Event-Host und finletter und Fintech Week GmbH im Angebot festgehaltene Event beschränkt und betrifft ausschließlich die Rechte an Namen und Marken, die im Angebot der finletter und Fintech Week GmbH enthalten sind. Mit Angebot und Annahme des Angebotes und der Anerkennung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt die Einräumung der Nutzungsrechte für beide Seiten als vereinbart.

Änderungen nach Zustandekommen des Vertrages hinsichtlich Namen und Marken zeigen die Vertragspartnerinnen sofort der jeweils anderen Vertragspartnerin an und räumen die erforderlichen abweichenden Nutzungsrechte binnen 10 Tagen nach beidseitiger Kenntnis ein.

Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

5. Pflichten

a. Leistungspflichten

Soweit nicht anders vereinbart, erbringt die finletter und Fintech Week GmbH im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit dem Event-Host folgende Leistungen:

  • Aufnahme der Veranstaltung des Event-Hosts in das Programm des Events sowie Darstellung der Veranstaltung des Event-Hosts online auf der Website des Events und offline im gedruckten Programmheft, sofern für die Veranstaltung eines vorhanden ist,
  • Nennung als Event-Host inkl. Logo-Präsenz auf der Website und/oder auf der Eventbrite-Ticketing-Seite,
    Bewerbung der Veranstaltung des Event-Hosts im Newsletter, über den Blog und über die sozialen Medien des Events. Die Fintech Week Event Management GmbH bewirbt die Veranstaltung im Rahmen ihrer Möglichkeiten, kann das Erreichen der gewünschten Teilnehmerzahl jedoch nicht garantieren.
  • Einräumung der Möglichkeit, Werbematerialien während des Events auszulegen. Die finletter und Fintech Week GmbH entscheidet über den Ort, Art und Menge der Distribution.

Der Event-Host verpflichtet sich, mittels folgender Maßnahmen sicherzustellen, dass sein Event als Teil der Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH wahrgenommen wird:

  • Aufstellen eines Rollups der Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH während der Veranstaltung und/oder Aufhängen von Plakaten,
  • Nennung der Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH, in deren Rahmen das Event stattfindet, mit Name und ggf. Veranstaltungslogo in Online- und Printmaterialien (z.B. Programmheft, Website etc.),
  • Nennung der Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH beim Event des Event-Hosts, z.B. durch Erwähnung der URL fintechweek.de oder weiterer Veranstaltungen,
  • Hinweisen auf das Social-Media-Hashtag der Veranstaltung der finletter und Fintech Week GmbH.

Der Event-Host wird nach Unterzeichnen eines Angebotes mit allen dafür notwendigen Materialien (Logo, Links, Hashtag, Texte) versorgt.

b. Rechtliche Vorgaben für Veranstaltungen in der Corona-Pandemie

Für die Durchführung der Fintech Week 2021 gelten die Vorgaben der Verordnung zur Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 in der Freien und Hansestadt Hamburg (Hamburgische SARS-CoV-2-Eindämmungsverordnung – HmbSARS-CoV-2-EindämmungsVO) in der für den Durchführungszeitraum gültigen Fassung. Maßgebend für alle Beteiligten sind die darin enthaltenen 2G-Regeln. Das bedeutet insbesondere, dass alle Teilnehmer:innen und Partner der Fintech Week 2021 einschließlich Personal geimpft oder genesen sein müssen. Impfung oder Genesung sind vor Ort nachzuweisen. Es gelten die von der finletter und Fintech Week GmbH am Veranstaltungsort errichten Zugangskontrollen. 

Weist die Teilnehmerin oder der Partner Symptome einer Infektion mit dem Coronavirus auf, so wird ihr/ihm der Zugang zur Veranstaltung verweigert. Ein Anspruch auf Entschädigung oder Rückerstattung des Teilnehmerentgeltes besteht in diesem Fall nicht.

6. Vergütung und Zahlungsmodalitäten

Der Event-Host entrichtet für die von der finletter und Fintech Week GmbH selbst oder durch diese beauftragte Dritte erbrachte, vereinbarte Leistungen eine Pauschalvergütung. Die Höhe richtet sich nach dem kaufmännischen Angebot zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent.

Unverzüglich nach Vertragsschluss erhält der Event-Host von der finletter und Fintech Week GmbH eine Rechnung per E-Mail.

Sofort nach Eingang der Rechnung beim Event-Host ist der volle Rechnungsbetrag zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer fällig. Der Event-Host ist verpflichtet, den Betrag ohne Abzug und unverzüglich, spätestens jedoch binnen 14 Tagen, auf eines der von der finletter und Fintech Week GmbH angegebenen Konten zu überweisen.

7. Stornierungsbedingungen

Erfolgt eine Stornierung durch den Event-Host, gelten folgende Bedingungen:

Die Stornierung bedarf der Schriftform, sie muss per E-Mail, Brief oder Telefax bei der finletter und Fintech Week GmbH eingehen.

Für die Ermittlung der nachfolgend genannten Fristen ist der Zugang der Stornierung bei der Fintech Week Management GmbH maßgebend. Die Beweislast trägt der Event-Host.

Stornierungsfristen und -bedingungen:

  • bis 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn 50 Prozent des Rechnungsbetrages zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer,
  • bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 80 Prozent des Rechnungsbetrages zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer,
  • ab 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 100 Prozent des Rechnungsbetrages zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer.

8. Datenübermittlung und -nutzung

Dem Event-Host ist bekannt, dass die finletter und Fintech Week GmbH in den Grenzen der datenschutzrechtlichen Vorschriften berechtigt ist, die den Event-Host betreffenden Daten zur automatischen Verarbeitung elektronisch zu speichern und diese, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, an Dienstleistungspartnerinnen der finletter und Fintech Week GmbH weiterzugeben. Mit der Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilt der Event-Host hierzu sein Einverständnis.

Die finletter und Fintech Week GmbH ist verpflichtet und berechtigt, die Daten nach Maßgabe der HmbSARS-CoV-2-EindämmungsVO zu verarbeiten.

9. Haftung

Der Event-Host haftet für alle mit der Veranstaltung verbundenen Risiken selbst. Dies gilt insbesondere im Verhältnis zu den Teilnehmern des Events und sonstigen Dienstleistern. Der Event-Host stellt sicher, dass für sein Event eine Veranstaltungsversicherung besteht bzw. schließt eine solche ab. Besteht eine solche bei der Durchführung des Events nicht, haftet der Event-Host wie auch im Übrigen auf eigenes Risiko.

Der Event-Host stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen gegenüber Vertragspartnerinnen, Teilnehmerinnen und in das Event involvierten Dritten eingehalten werden.

Die finletter und Fintech Week GmbH und ihre Erfüllungsgehilfen haften nur für Schäden, die nachweislich auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung im Rahmen des Vertragsverhältnisses und der im Angebot aufgeführten Leistungen beruhen und die noch als typische Schäden im Rahmen des Vorhersehbaren liegen.

Die finletter und Fintech Week GmbH übernimmt keine Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Qualität der in den Veranstaltungen oder Veranstaltungsunterlagen bereitgestellten Informationen, sofern der finletter und Fintech Week GmbH nicht nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden zur Last fällt. Für Schäden oder Folgeschäden materieller oder immaterieller Art, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung von möglichen fehlerhaften oder unvollständigen Inhalten der Vorträge oder Veranstaltungsunterlagen beruhen, übernimmt die finletter und Fintech Week GmbH keine Haftung.

10. Wohlverhalten und Vertraulichkeit

Beide Parteien werden sich gegenseitig umgehend über alle Umstände, die für die Durchführung des Events von Bedeutung sein könnten, unterrichten.
Sie verpflichten sich, über die getroffenen Vereinbarung Stillschweigen, auch über die Dauer des Vertragsverhältnisses hinaus, zu bewahren.

11. Kündigung

Jede Partei ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grunde fristlos zu kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Ein zur fristlosen Kündigung berechtigender wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn ein Vertragspartner eine wesentliche Vertragspflicht trotz einer vorherigen Abmahnung weiterhin schuldhaft verletzt.

12. Schlussbestimmungen und Gerichtsstand

Jede Änderung oder Ergänzung sowie eine Aufhebung der getroffenen Vereinbarungen sowie von diesen AGB abweichende Vereinbarungen bedürfen der Schriftform.
Gegenseitige Ansprüche aus oder in Zusammenhang mit der vertraglichen Vereinbarung können nur mit schriftlicher Zustimmung der jeweils anderen Partei abgetreten werden.
Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder nichtig sein oder werden, so bleibt davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame oder nichtige Bestimmung gilt als durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die dem Sinngehalt der ursprünglichen Absichten der Parteien möglichst weitgehend entsprechen. Dies gilt für unbeabsichtigte Lücken entsprechend.
Der Vertrag unterliegt ausschließlich dem deutschen Recht. Gerichtsstand für alle sich aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ergebenden Streitigkeiten ist Hamburg.

Hamburg, 28. September 2021